prБДС ISO 18128:2023

Информация и документация. Оценяване на риска за процеси и системи за докумени/записи (ISO/DIS 18128:2023)

Information and documentation - Records risks - Risk assessment for records management

Обект и област на приложение

Този стандарт има за цел да подпомогне организациите при оценката на рисковете, свързани със докумените/записите, така че да могат да гарантират, че докумените/записите ще продължат да отговарят на идентифицираните бизнес нужди толкова дълго, колкото е необходимо.
Този стандарт:
а) предоставя методи за идентифициране и документиране на рискове, свързани със записи, процеси, контроли и системи за записи;
b) предоставя техники за анализ на рисковете, свързани със записите;
c) предоставя насоки за извършване на оценка на рисковете, свързани със записите.
Този стандарт може да се използва от всички организации, независимо от големината, естеството на дейностите им или сложността на функциите и структурата им. Тези фактори, както и регулаторният режим, в който организацията работи и който предписва създаването и контрола на докумените/записи, които се създават и се вземат предвид при идентифицирането и оценката на риска за докумените/записите.
При определянето на организацията или определянето на нейните граници следва да се вземат предвид сложните структури и партньорства и договорните споразумения за възлагане на услуги на външни изпълнители и вериги за доставки, които са обща характеристика на съвременните държавни и корпоративни структури. Определянето на границите на организацията е първоначалната стъпка при определянето на обхвата на проекта за оценка на риска за записите.
Този стандарт не разглежда пряко намаляването на рисковете, тъй като методите за това ще се различават в отделните организации.
Той може да се използва от специалисти по записи или хора, които носят отговорност за докумените/записите в своите организации, както и от одитори или мениджъри, които носят отговорност за програмите за управление на риска в своите организации.